Aan het eind van Q2 analyseerde ik de websiteprojecten van afgelopen kwartaal. Ik draaide een rapportage uit van ons klantportfolio. Zo had ik een goed overzicht van wat het klantaandeel is en de diensten die zij afnemen. Vervolgens analyseerde ik de diensten waar wij omzet uit genereren in combinatie met het de tijd die we er bezig waren. Hier kwam ik tot de conclusie dat we met dat 32% van de websiteprojecten onder het break-even-point kwamen van de onze bedrijfsprocessen.
We reflecteerden de projecten op de verschillende onderdelen in ons bedrijfsproces (Sales, Interne meetings, Klant communicatie, Ontwerpen, Ontwikkeling, After sales, Klant tevredenheid, Pricing). Door de projecten af te wegen tegenover elkaar kwam ik tot de conclusie dat de interne meetings en ontwerpfase en ontwikkeling 127% van de tijd was dat ik in eerste instantie had berekend.
Aan het eind van Q2 riep ik het team bij elkaar om te brainstormen met de hoofdvraag: “Hoe kunnen we een hoger rendement halen?” Hier gebruikte ik een whiteboard om een mindmap visueel te maken. Veel waardevolle insights kwamen hier naar boven. Eigenlijk zoveel goede ideeën dat we aparte trajecten in moesten plannen.
Ik onderzocht de ideeën op basis van implementatie tijd en kosten. Ik koos ervoor om het ontwerpproces te verbeteren. Ik kon uit de project reflectie data in combinatie met de ideeën uit het mindmappen halen dat daar de grootste slag in viel te maken. Andere optimalisatieprocessen die op mijn agenda stonden (Service Level Agreement, Software gebruik, Sales funnel, Planningstools, Interne communicatie, Acquisitie, Recruitment) deed ik simultaan of werden later ingepland.
Onze grootste doelgroep zijn de communicatiemanagers van semi-overheden. Hiervoor hebben wij een persona gemaakt, genaamd Mirjam (Conformity). De diensten die zij afnemen zijn, logo + styleguides news platforms en graphic design/DTP. In dit geval kwam ik erachter dat de grootste slag in het grootste traject het news platform traject zit.
Door een customer lifecycle te maken kregen we andere inzichten voor de optimalisatie van deze dienst. Hieruit kwam voornamelijk voort dat de awareness fase uitgediept moest worden door marketing. Zodat er een passende sales funnel gemaakt kon worden voor Mirjam.
Door een uitgebreide customer journey te maken kwam ik achter meerdere optimalisatie slagen. Los van de gepersonaliseerde wireframes konden we interne meetings efficiënter indelen, maar kwamen ook verbeteringen in onze planningstool en klant communicatie naar boven.
Meten = weten. Onze aanpassingen wilde we op de volgende manieren meten.
Ik onderzocht onze eigen projecten en de projecten van onze concurrenten. Ik onderzocht welke verschillende secties er worden gebruikt. Ik maakte een lijst van onderdelen die in het Minimum Viable Product moesten komen. Deze zou ik gaan testen met de gebruikers, in dit geval twee junior designers en een stagiair. Daarbij kon ik door het onderzoek een realistische clients bar bepalen.
Door eerdere interviews wist ik welke verschillende browsers en devices Mirjam gebruikte. Hieruit maakte ik viewports voor verschillende browsers en devices.
Ik maakte 3 libraries voor testing. Ik liet de stagiaire telkens hetzelfde wireframen als de designer. Ik keek naar snelheid en kwaliteit van 5 verschillende projecten die ze moesten ontwerpen.
Aan de hand van de verzamelde informatie kon ik telkens een betere library maken.
Ik ontwierp alle design assets die uit het uiteindelijke concept kwam.
De designers gaf ik een training om hiermee te werken en maakte een plan voor de feedback documentatie.
Alle projecturen worden bijgehouden. Voor deze optimalisatie kijken we hoe lang er aan het wireframen en prototypen wordt gezeten. It is 3x zo snel geworden ten opzichte van daarvoor.